Pierwsza rozmowa z wykonawcą oprogramowania zwykle trwa od 30 do 60 minut i dotyczy tego, jaki problem ma rozwiązać system, jak dziś wygląda praca w firmie oraz w jakim budżecie i terminie można myśleć o wdrożeniu. Im więcej konkretów padnie na starcie, tym szybciej można dostać sensowną wycenę i propozycję zakresu.

Oto kilka rzeczy, które warto mieć przygotowane przed taką rozmową.

1. Opisz sytuację w firmie, nie tylko technologię

Zamiast od razu mówić o konkretnych narzędziach, lepiej wyjaśnić, co dziś nie działa. Na przykład: zamówienia spisywane w Excelu, brak aktualnych stanów magazynowych albo dane rozproszone w kilku miejscach. Od tego zaczyna się każda sensowna analiza.

2. Zbierz przykłady obecnych procesów

Przydatne mogą być arkusze, formularze, screeny z obecnego systemu albo prosty szkic procesu. Nie muszą być idealne - wystarczą, żeby szybciej zobrazować, jak firma pracuje na co dzień.

3. Podaj orientacyjny budżet i termin

Nie trzeba znać dokładnej kwoty, ale przedział i oczekiwany horyzont czasowy pomagają dopasować propozycję do realiów firmy. Dzięki temu łatwiej uniknąć rozmowy o rozwiązaniu całkowicie oderwanym od możliwości.

4. Wskaż osoby decyzyjne i użytkowników systemu

Warto ustalić, kto podejmuje ostateczną decyzję i kto będzie korzystał z systemu na co dzień. Jeśli to możliwe, na rozmowę warto zaprosić też osobę, która zna procesy operacyjne od środka.

5. Przygotuj pytania do wykonawcy

Przed spotkaniem można spisać kilka kwestii, które są ważne z perspektywy firmy, np.:

  • jak wyglądały podobne projekty,
  • kto będzie pracował nad zleceniem,
  • co wchodzi w wycenę, a co jest dodatkowe,
  • jak wygląda wsparcie po wdrożeniu.

6. Opisz ograniczenia i wcześniejsze doświadczenia

Jeśli zespół nie ma zaplecza IT, dane są rozproszone w wielu plikach albo wcześniejsze wdrożenie nie poszło po myśli - warto o tym wspomnieć. Taki kontekst ułatwia realistyczne planowanie projektu.

Co można wynieść z dobrze przeprowadzonej konsultacji?

  • wstępną ocenę zakresu prac,
  • orientacyjny budżet i harmonogram,
  • propozycję kolejnych kroków - od analizy po wdrożenie.

Nie trzeba znać technologii ani architektury systemów. Wystarczy opisać procesy biznesowe, oczekiwania i ograniczenia - resztę wykonawca przełoży na propozycję techniczną.

Jeśli chcesz omówić projekt dla swojej firmy, pierwsza konsultacja u nas jest bezpłatna i niezobowiązuje do dalszej współpracy.